Im Rahmen der Produktion einer Masse von Briefen auf automatischen Anlagen stellen sich immer wieder Fragen bezüglich des Status einzelner Briefe. Um den Prozess der Sendungsverfolgung 100% abzudichten, liefert der direkt an die RT Datenbank angeschlossene Scanner die letzte Sicherheit, die für einen 100%-igen Nachweis erforderlich ist. Der Scanner kann auch für Aufgaben wie z.B. die Anmeldung von Jobs verwendet werden, aber auch für die Ausgangserfassung von Postpaletten. Der Handscanner ist direkt mit der Datenbank verbunden.
So kann z.B. jede der Maschine entnommene Makulatur als defekt gescannt werden, und so relativ einfach die 100% Kontrolle durchgeführt werden (Annahme Gut Gescannt+Schlecht gescannt = 100% der gedruckten Dokumente).
Der eingesetzte Scanner liefert direkt auf das integrierte Display entsprechende Status-Informationen und kann auch auf unterschiedliche Betriebsarten durch Drücken der 3 vorhandenen Tasten eingestellt werden. Es sind an einem System eine Vielzahl an Scannern möglich. Am Scanner werden teilweise auch höhere Funktionen visualisiert, so z.B. die Anzahl der noch offenen Sendungen dieses Jobs, bzw. die Meldung das der Job zu 100% fertig ist. Fehlende Sendungen können angezeigt werden.