Fuhrparkmanagement

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Business Management

Fuhrparkmanagement: Das spart Geld und Nerven

Den Fuhrpark der Firma selbst managen? Das ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden und meistens auch teuer. Immer mehr Unternehmen engagieren daher für diese Aufgabe einen Dienstleister. Der kauft nicht nur die Fahrzeuge, sondern kümmert sich auch um Reparaturarbeiten.

Fahrzeugleasing ist beliebt. Stets das neueste Modell zu fahren, keine Mühe mit dem späteren Verkauf des Gebrauchten zu haben oder umfangreiche Service-Angebote zu nutzen, sind nur einige der Argumente, die dafür sprechen, einen Wagen zu leasen. Ein Konzept, das nicht nur für Großunternehmen interessant ist. Auch Mittelständler profitieren: „Schon für kleine Flotten ab fünf Fahrzeugen kann sich das Auslagern lohnen“, sagt Harald Frings, Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet aus Bad Homburg, die mit ihren rund 1700 Mitarbeitern zur Sparkassen-Finanzgruppe gehört.

Die Zahlen zeigen, dass Leasing im Trend liegt: Es verzeichnete im vergangenen Jahr ein Plus von gut sieben Prozent. Rund 37 Prozent der neu zugelassenen Straßenfahrzeuge wurden darüber angeschafft. Dabei setzen die Firmen auf heimische Produkte: Die beliebtesten Marken bei Dienstfahrzeugen sind Volkswagen (28 Prozent), Audi (21 Prozent) und BMW (13 Prozent). Auch Porsche ist vertreten, allerdings nur mit 0,2 Prozent.

Der vor allem durch seine Plastikfeuerzeuge bekannte Hersteller Bic hat 15 Fahrzeuge im Bestand. Als Cecile Authenac 2003 zu dem Eschborner Unternehmen kam, brachte sie die Idee des Leasings mit und setzte sie gleich um. Seither hat die Assistentin der Geschäftsführung mehr Zeit für andere Aufgaben und muss sich nicht mehr selbst um jede Tankquittung kümmern. Die Wahl fiel auf die Deutsche Leasing. Bic schloss dort ein Full-Service-Angebot ab, das neben Tankkarten auch die Wartung und Reparatur der Fahrzeuge beinhaltet. Dank der monatlichen Abrechnungen behält Cecile Authenac leicht die Übersicht: „Beim Tanken wird der Kilometerstand angegeben, und die Rechnung zeigt mir, wie viel jedes Auto gefahren ist und ob es mehr oder weniger Kilometer sind als vorab kalkuliert“, erläutert die Assistentin ihr Fuhrparkmanagement.

Besser kalkulieren

Was muss man als potenzieller Leasing-Nehmer beachten? In der Regel werden die monatlichen Raten für die Nutzung von Anfang an für die gesamte Vertragslaufzeit fixiert. Das schafft Sicherheit bei der Planung. Ein weiterer Vorteil des Leasings: Es schont die Liquidität, denn das Fahrzeug wird von der Leasing-Gesellschaft gekauft, der Kunde zahlt lediglich die monatlichen Raten. Hinzu kommen steuerliche Vorteile, denn diese können als Betriebsausgaben sofort steuerlich geltend gemacht werden. Das kann besonders für kleinere Unternehmen interessant sein. Nicht zuletzt kann mittels Leasing die Fuhrparkflotte stets auf dem modernsten Stand gehalten werden, da die Laufzeit eines geleasten Pkw selten länger als drei Jahre beträgt.

Cecile Authenac schließt ihre Verträge häufig nur für zweieinhalb Jahre ab, denn die Dienstwagen der Sales-Mitarbeiter sind viel unterwegs: im Schnitt 50 000 Kilometer im Jahr. Zur Auswahl stehen VW Passat und Opel Insignia. Der Full-Service-Vertrag gilt für beide. Der Mitarbeiter konfiguriert sich sein Modell im Internet oder direkt beim Händler vor Ort. Authenac gibt die Bestellung an die Deutsche Leasing weiter, die die Autos dann kauft. Mit allen Serviceleistungen kostet ein Wagen 750 bis 900 Euro im Monat, je nach Modell und Ausstattung. Mitarbeiter, die höhere Kosten verursachen, müssen die Differenz selbst tragen.

Wem gehört der Wagen?

Rechtlich gesehen entsteht ein Dreiecksverhältnis zwischen Leasing-Nehmer, Leasing-Geber und Hersteller oder Lieferant. Der Leasing-Nehmer wählt sein Fahrzeug nach seinen Wünschen aus. Die Gesellschaft erwirbt es oder tritt in einen zuvor von Leasing-Nehmer und Lieferant abgeschlossenen Kaufvertrag ein. Gleichzeitig schließt die Leasing-Gesellschaft einen Vertrag mit dem Kunden über die Nutzung.

Die Gesellschaft bleibt rechtlicher und wirtschaftlicher Eigentümer des geleasten Fahrzeugs und weist es in ihrer Bilanz aus. Gegen eine monatliche Rate erhält der Leasing-Nehmer ein Nutzungsrecht und wird im Kfz-Brief als Halter geführt. Da er das Auto uneingeschränkt nutzen darf, werden ihm alle Gewährleistungsrechte, aber auch Pflichten übertragen, die sich aus dem Kaufvertrag mit dem Lieferanten oder Hersteller ergeben. Entsprechend muss sich der Nutzer, anders als beispielsweise bei der Anmietung einer Wohnung, selbst um Wartung und Reparaturen kümmern. Es sei denn, er hat – wie die Firma Bic – zusätzlich einen Service-Vertrag mit der Leasing-Gesellschaft abgeschlossen.

Quotation mark

Alles ist planbarer geworden - auch in finanzieller Hinsicht.

Für welche Unternehmen lohnt sich ein professionelles Fuhrparkmanagement?

Harald Frings von der Deutschen Leasing empfiehlt eine Bestandsaufnahme: „Zunächst sollte man prüfen, welche Fahrzeuge besonders teuer im Unterhalt sind, wann Neuanschaffungen fällig werden und wie sich diese kostengünstig realisieren lassen. Dafür sollte das Unternehmen alle wichtigen Abläufe und Prozesse darstellen. Mithilfe dieser Daten können die Fuhrparkkosten transparent gemacht und es kann ermittelt werden, wo Optimierungspotenziale liegen. Bei Bic waren die Voraussetzungen gegeben, der Umstieg hat sich gelohnt: „Alles ist planbarer geworden – auch in finanzieller Hinsicht“, sagt Cecile Authenac. „Der größte Vorteil für mich ist die Zeitersparnis. Aber wir profitieren auch von den Rabatten, die der Deutschen Leasing beim Kauf gewährt werden.“ Am Ende muss der Leasing-Nehmer bei Kilometerverträgen aber die Belastung für unvorhergesehene Mehrkilometer tragen. Bis zu 2500 Kilometer dürfen am Ende mehr auf dem Tacho stehen. Jeder Kilometer, der dann noch dazukommt, erläutert die Fuhrparkmanagerin, schlägt bei Rückgabe des Fahrzeugs mit acht Cent extra zu Buche.

Was passiert bei einem Totalschaden?

Bei der Rückgabe sind Alter und Laufleistung des Fahrzeuges zu berücksichtigen. Gewöhnliche Gebrauchsspuren sowie altersbedingte Schönheitsfehler sind durch die Leasingrate abgegolten. Mängel und Schäden müssen dagegen vom Leasing-Nehmer getragen werden. Geht das Fahrzeug wegen eines Totalschadens oder Diebstahls verloren, so muss der Leasing-Vertrag gekündigt werden. Für besonders hochwertige Wagen empfiehlt sich daher eine GAP-Versicherung (siehe Glossar). Sie schließt in einem solchen Fall die Finanzierungslücke und gleicht die Differenz zwischen dem Betrag, den die Vollkaskoversicherung zahlt, und noch offenstehenden Leasing-Raten aus.

Auf dem Vormarsch

Full-Service-Leasing liegt im Trend. Service-Bausteine wie Wartung und Reparatur, Reifenersatz, Tankkarte, Steuer und Versicherung werden von immer mehr Leasing-Nehmern mitgebucht. Die monatliche Rate erhöht sich entsprechend. Zwischen zwei Leasing-Vertragstypen wird unterschieden: Beim Restwertvertrag wird zu Beginn der Laufzeit der voraussichtliche Wert des Fahrzeugs nach Vertragsende kalkuliert. Sollte der Wagen weniger wert sein, muss der Leasing-Nehmer die Differenz ausgleichen. Liegt er darüber, bekommt er 75 Prozent des Mehrerlöses ausbezahlt. Fast die Hälfte aller Leasing-Verträge sind inzwischen aber Kilometerverträge, wie sie auch die Firma Bic abgeschlossen hat. Die Methode ist einfach: Am Ende werden lediglich eventuelle Mehr- oder Minderkilometer abgerechnet, wenn sie über oder unter der im Vertrag festgelegten Kilometerlaufleistung liegen. Der Leasing-Nehmer muss seine Kilometerleistung im Vorfeld jedoch gut einschätzen können.

Cecile Authenac ist froh, dass sie die Idee des Leasings ins Unternehmen getragen hat und sich nicht mehr selbst mit Rechnungen und Reparaturanfragen beschäftigen muss. So bleibt mehr Zeit für andere Themen.

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Full-Service beim Kfz-Leasing

Leasing-Gesellschaften bieten ein Baukastensystem an, aus dem sich der Kunde seine gewünschten Leistungen zusammenstellen kann: 
• Wartung und Reparatur
• Reifenersatz, -wechsel und -lagerung
• Versicherungsservice
• Steuer und GEZ
• Tankkarten
• Schadensmanagement (Unfallmeldung, Abwicklung des Schadens), teilweise mit einer 24-Stunden-Hotline
• Mobilitätsgarantie (Ersatzfahrzeug, Ticketbeschaffung für Bahn/Flug)
• Strafzettelmanagement
• Führerscheinkontrolle
• Online-Service mit tagesaktuellem Reporting (Kosten-, Ausreißeranalyse, Gehaltsumwandlungsreport)
• Fuhrparkverwaltungssoftware
• Gebrauchtwagenmanagement